Procès-verbal de l’assemblée générale 2012 du MSRQ

18 février 2012 à 14 h

Tenue au 870, rue Salaberry, Centre Frédéric Back, local 322-324

 

 

 

 

 

Sont présents : Anick Béland Morin, Anne-Émilie Jalbert, Louis Bernier-Héroux, Carole Théroux, Claude Fortier, Andréanne Lavoie, Julie Dubois, Vincent Duplessy, Étienne Girard-Migneau, Isabelle Labonté, Dominique Dubé, Clara Benazera, André Martin, Anne-Louise Genest, Jean-Thomas Rioux, Dave Bussières, Marie-Anne Risdon, Joëlle Gauvin-Racine, Anne Potvin, Jo-Alexina Bélanger, Carole Beauchamp, Anne Duchesne, Claudine Dorval, Michel Gauthier, Véronica Rioux, Amélie Gauthier-Duchesne, Isabelle Dorval, Pierre Bilodeau, Michel Leclerc, Claude Paradis, Luc Dionne, Lucile Fontaine, Jacques Paillard, Mélissa Poirier, Léa Charest

 

 

1. Ouverture de l’assemblée

Ouverture de l’assemblée à 14 h 16

 

2. Mot de bienvenue

Mot de bienvenue de la présidente du CA Julie Dubois et présentation des différents membres du CA.

 

3. Élection des personnes à l’animation et à la prise de notes

Andréanne Lavoie se propose comme secrétaire de l’assemblée générale, ce qui est secondée, par Anne-Émilie Jalbert. L’animation se fera par Julie Dubois et par les différents membres du CA.

 

4. Vérification du quorum

Le quorum est conforme et présent à 100 %

 

5. Fonctionnement de l’AG

Les membres du CA désirent une assemblée souveraine avec des prises de décision à l’unanimité.

 

6. Lecture et adoption de l’ODJ

1. Ouverture de l'assemblée

2. Mot de bienvenue

3. Élection des personnes à l'animation et à la prise de notes

4. Vérification du quorum

5. Fonctionnement de l'AG

6. Lecture et adoption de l'ODJ

7. Lecture et adoption du PV de l'AGA du 23 mars 2011

8. Rapport du conseil d'administration

9. Rapport de la trésorerie (bilan financier et prévisions budgétaires)

10. Plan d'action annuel (orientations et priorités)

11. Modification des règlements généraux

12. Élections des officiers et administrateurs du Marché : 4 postes sont en élections

13. Divers

13.1 Maîtrise de Jean-Thomas Rioux

14. Levée de l'assemblée

Proposé par Anne Duchesne et secondé par Claudine Dorval.

Adopté tel que modifié

 

7. Lecture et adoption du PV de l’AGA du 23 mars 2011

Le CA avait demandé que les membres lisent le PV avant de se présenter en AGA. Quelques modifications doivent être apportées : Michel Duchesne se nomme Michel Gauthier (correction proposée par Anne Duchesne), Joëlle Gauvin-Racine mentionne qu’elle était présente le 23 mars 2011 (correction proposée par Joëlle Gauvin-Racine) et demande qu'elle soit ajoutée sur le PV de l'AGA 2011. Elle mentionne aussi qu’il y a des coquilles dans le PV, mais qu'elle les soumettra au CA à la fin de la rencontre. Enfin, Jacques Paillard demande que le CA se présente avant de poursuivre la réunion.

André Martin propose l'adoption du PV de l'AGA du 23 mars 2011, Anne Duchesne appuie.

8. Rapport du CA

Composition et fonctionnement du CA

Composition

• Le CA est composé de 5 à 7personnes élues, pour des mandats de deux ans : une année, l'AGA élit 3 ou 4 membres, l'année suivante elle en élit 2 ou 3 et ainsi de suite. Dans le cas où des membres du CA démissionneraient avant l'échéance de leur mandat, les membres restants peuvent faire un appel de candidatures pour pourvoir aux postes vacants.

• Chaque année, les membres élus décident entre eux de l'attribution des postes; ce choix se fait habituellement lors de la première rencontre du nouveau CA.

• Au début 2011, le CA était constitué de 5 membres : Claude Fortier (Trésorier), Carole Théroux (administratrice), Julie Dubois (présidente), Viviane Gruais Domenge (vice-présidente) et Claude Girard (administrateur). Carole, Viviane et Claude G. se sont partagé le rôle de secrétaire à tour de rôle.

• À la suite de la démission de Viviane Gruais Domenge et de Claude Girard et considérant l'augmentation des responsabilités des membres du CA due à la croissance du Marché, le CA a procédé à un appel de candidature pour non pas 2, mais 3 postes.

• Actuellement, le CA est composé de : Julie Dubois (présidente — mandat échu), Claude Fortier (trésorier — mandat échu), Carole Théroux (administratrice), Anne-Émilie Jalbert (secrétaire — mandat échu), Louis Bernier-Héroux (observateur — mandat échu) et Andréanne Lavoie (administratrice — mandat échu).

 

Fonctionnement

• Le CA se réunit une fois par mois au centre de l'environnement.

• Les membres communiquent par courriel lorsqu'une décision rapide est nécessaire.

• Les membres du CA peuvent être appelés à s'investir plus en cas d'imprévus ou lors d'événements organisés pour le Marché (ex. BBQ annuel, Fête 5^e anniversaire, etc.).

 

Ressources humaines

• Le Marché emploie une personne à temps plein (Anick Béland-Morin) et requiert les services d’un travailleur autonome à temps partiel (Vincent Duplessy) qui aide à la gestion des points de chute et à la construction du nouveau site Internet.

• La Marché a accueilli une stagiaire (initiative personnelle) à l’été 2011 (Pauline Bissardon). Elle était présente 3 jours/semaine et a notamment contribué à la rédaction des fiches résumé sur les questions agroalimentaires en plus d’être très présente lors des points de chute.

Bilan 2011

3.1 Producteurs

Le Marché compte 32 producteurs. Un comité des sages a été mis sur pied (Anick avec 6 à 7 adhérents du Marché) afin d’évaluer les éléments manquants et la pertinence de l’intégration de nouveaux produits.

 

Nouveaux producteurs (8) : Beurrerie du patrimoine, Ferme La coulée douce, Ferme du Siffle-Orange, les Serres Naturo, les Pâtes biologiques Alegria, le Potager du coq vert, Soyam et Violon et Champignons (en surplus seulement). Producteurs qui ont quitté (2) : Trésors du terroir, Le potager du petit village

 

3.2 Adhérents et points de chute

Le Marché doit négocier une période de croissance à l’aube de sa 5^e année d’existence. En raison d’un manque d’espace au local combiné à une incapacité des producteurs à fournir plus de nourriture en cours d’année, environ 140 personnes sont placées sur une liste d’attente.

La grosseur moyenne des points de chute est de 6600 $ en 2011, comparativement à 4400 $ en 2010, due principalement à l’arrivée de nouveaux producteurs.

 

3.3 Bénévoles

Le Marché compte 65 bénévoles, dont 25 considérés très actifs. Carole Théroux, membre du Marché et du CA est responsable des bénévoles. Carole fait remarquer que les bénévoles veulent venir s’impliquer, mais ils veulent que les tâches soient claires, qu’ils aient tout ce dont ils ont besoin, qu’il y ait un temps précis pour les tâches, que l’atmosphère de travail soit conviviale et qu’il y ait un droit de parole pour les bénévoles et une considération de leurs idées.

 

Ce qui s’est développé au cours de l’année 2011

• Instauration de tâches annuelles/semestrielles pour le ménage;

• Instauration de tâches hebdomadaires pour le ménage;

• Identification de produits et des producteurs afin de diminuer les erreurs lors de la préparation des commandes;

• Travail au jardin sur le toit selon les saisons (désherbage, arrosage, mise en terre, cueillette, etc.).

Anne-Louise souligne qu’il est toujours agréable de s’impliquer au Marché. Elle suggère qu’une personne pourrait revérifier les commandes; une 3^e personne qui validerait les commandes afin d’effectuer une contre-vérification pour s’assurer de respecter les demandes des adhérents. Anick mentionne qu’elle gardera cela en tête, mais elle ne veut pas non plus alourdir le processus. Cela pourrait être intéressant pour les bénévoles qui en sentent le besoin.

Jo-Alexina souligne qu’il faut peut-être repenser le concept du bénévolat et de l’engagement social. Anick mentionne qu’il y aura réflexion sur le sujet. Enfin, Clara souligne que si elle fait du bénévolat, c’est parce qu’elle est engagée… « On n’en manquera pas en le présentant sous cette forme ». Anick conclut la discussion en précisant que le Marché ne fonctionnerait pas sans les bénévoles.

 

À poursuivre ou à développer pour l’année 2012

• Jardin (projet de ruche)

• Guide pour les bénévoles au point de chute;

• Identification des produits – processus en continu;

• Visites chez les producteurs (familiale, de travail et d’agrément).

 

Bilan, leçons apprises

• Réorganisation du local pour plus de convivialité (en raison du nombre de producteurs);

• Tâches à accomplir soient décrites clairement (et que le matériel soit fourni pour leur réalisation), de même que le temps pour leur réalisation;

• Participants soient bien accueillis, peu importe le temps qu’ils peuvent investir;

• Conseils pour accompagner les nouveaux bénévoles sur les points de chute;

• Nombre suffisant de bénévoles afin d’éviter l’épuisement et le manque de motivation;

• Atmosphère de travail conviviale ;

• Bénévoles puissent faire part de leurs commentaires lorsqu’ils en sentent le besoin;

•  

Le Marché remercie tout les gens qui s’impliquent socialement. Il invite les membres et les bénévoles à continuer ce superbe travail.

 

3.4 Communication et visibilité

• Janvier : Manger local, même l’hiver (Article dans Le Soleil)

• Février : Pas de cassoulet sans le divin haricot sec (Article dans Le Soleil)

• Février : Visite de paysans du Brésil, Modèle applicable au Brésil, en partenariat avec la Caisse d’économie solidaire. Anick n’a pas eu de commentaires

• Mars : Les agents québécois de l’agriculture biologique (Conférence au CLD Beaupré)

• Septembre : Solutions locales pour un désordre global (Projection-discussion à la Bibliothèque Gabrielle Roy)

• Octobre : Comment favoriser l’accès aux produits locaux? (Entrevue à Bien dans son assiette, Première Chaîne de Radio-Canada)

• Page Facebook (en continu)

Le premier article de la nouvelle rédactrice en agroalimentaire au Soleil était sur le Marché. Anick est très heureuse des bons contacts que le Marché a avec les médias de la ville.

 

3.5 Activités

• Le Marché a reçu un don de 1000 $ d’un programme de gestion des GES.

• Pour le concours Marché solidaire (organisé par la Caisse d’économie solidaire), une personne a choisi de remettre 300 $ de certificats-cadeaux du Marché.

• Le BBQ de juin 2011 a permis de rassembler 200 adhérents et d’amasser environ 2148 $.

• Le 9 octobre 2011 s’est tenue une journée d’entraide à la ferme Labonté. Isabelle (productrice) était très contente, mais aussi un peu stressée par l'accueil d'autant de personnes.

3.6 Autres

Vu la croissance accélérée du Marché et le défi de croissance :

• Réaménagement du local;

• Achat d’un réfrigérateur, d’un congélateur et d’armoires en bois.

• Déménagement du bureau de la permanence. Cela a augmenté considérablement la qualité du milieu de travail à Anick, mais a aussi libéré de la place dans le local pour les produits.

• Le jardin sur le toit a permis de vendre pour 168 $ de produits, alors que des achats de 300 $ avaient été réalisés. L’activité ne fut pas très rentable, mais la stratégie sera réévaluée cette année.

3.7 Nouveau site internet (Anick, Vincent et Jean-Thomas)

Anick effectue une mise à jour sur la situation quant au site Web. Le site actuel, loué aux AmiEs de la Terre de l’Estrie (ATE), a beaucoup de limites (non accès aux codes source; problèmes les renouvellements d'adhésion). Les ATE ont choisi de développer nouvelle version qui se dirigeait vers une solution plus contraignante et pour laquelle il y a avait peu de consultation des autres MSR. Ainsi, Vincent a proposé un nouveau site pour le Marché de façon 100 % bénévole. Il sera basé sur les besoins du Marché. Il serait possible aussi qu’il soit utilisé par un autre groupe, une réflexion doit être amorcée sur ce point dans le futur.

 

Le site sera prêt après l’été 2012 : l’adresse électronique sera marchequebec.org. Le nom officiel pour le marché sera conservé. En attendant, la location du site coûte 600 $ pour la période d’avril à décembre.Le nouveau site offrira plus de flexibilité dans la gestion des informations tel que les activités ponctuelles (calendrier) et une communication personnalisé. Les prochaines phases de développement permettront d'ajouter le volet recette avec des liens produits-recette. Nous présentons le site en précisant que l'aspect esthétique sera peaufiner par une bénévole. Tous sont ravis!

 

Jean-Thomas mentionne que dans le cadre de sa maîtrise, il effectue un travail qui porte sur le nouveau site . Il effectuera une analyse des fonctionnalités avec les administrateurs, les mangeurs et les producteur à l'aide de focus groupe et de rencontres individuelles. Les tests seront faits ce printemps.

 

9. Rapport de la trésorerie (bilan financier et prévisions budgétaires)

Présenté par Claude Fortier. L’année 2011 a été une très bonne année. Nous somme en constante croissance.

• Il mentionne qu’un réfrigérateur, un congélateur et des étagères ont été achetés cette année.

• Anick souligne que les contributions demandées pour la machine Interac couvrent environ 50 % des coûts.

• Les profits nets pour 2011 ont été de 11 995 $, alors qu’ils étaient de 1 477 $ en 2010. Les ventes augmentent chaque année. La croissance des ventes a été de 60 % en 2011. Claude estime que la croissance en 2012 sera de 20 % : cette estimation est conservatrice. Les prévisions pour 2012 indiquent que le bilan devrait être autour de 13 000 $.

• Il y a 17 550, 71 $ dans le compte au 31 décembre. Le Marché vise 5 000 $ de coussin.

•  

Anick précise que les assurances du marché sont incluses dans le bail, ce qui est un avantage d’être au Centre de l’environnement. L’électricité est incluse et l’abonnement à Communauto aussi.

• Le seuil de rentabilité a été établi à 5440 $ de ventes par semaine. La majorité des semaines, le marché est rentable. En fait, chaque point de chute en 2011 a été rentable.

• Il est possible que les montants d'adhésions et de renouvellements soient plus importants en 2012 en raison de la correction du problème les affectant dans la base de données.

• Il est aussi précisé que les bénéfices sociaux seront probablement augmentés lorsque Vincent quittera le Marché, puisqu’il faudra engager un employé à temps partiel.

• Anick a aussi obtenu une augmentation de salaire cette année, la première depuis qu’elle travaille au Marché.

• Enfin, un des facteurs qui influencera beaucoup le bilan financier du Marché est l’ouverture possible d’un 3^eme point de chute.

Anick indique qu’il y a actuellement 1400 personnes sur la liste d’adhérents. Parmi celles-ci, 403 personnes sont actives. La part de renouvellement augmente continuellement, donc il semble que le Marché réussisse à fidéliser ses adhérents. Des courriels sont envoyés aux personnes inactives, mais cela nécessite beaucoup de temps pour faire le suivi. Par conséquent, la rentabilité de cette activité n’en vaut peut-être pas la peine. Depuis août, ceux qui s'inscrivent sont placé sur une liste d'attente pour l'ouverture du 3me point de chute, sauf dans le cas de ceux qui reçoivent un certificat-cadeau qui sont inscrits en priorité.

Christine Jean propose et Jean-Thomas Rioux seconde l’acceptation des états financiers.

 

10. Plan d’action annuel (orientations et priorités)

Anick présente le plan. Les différents points pour le plan d’action annuel sont les suivants :

• 2012 sera une année de consolidation, il faut s’assurer de la pérennisation des acquis.

• Il y a un défi de bien intégrer les nouveaux producteurs et de maintenir une logistique agréable et efficace pour les livraisons.

• Il faut aussi s’assurer que l’on ait un bon taux de rétention des adhérents; les bases doivent être solides.

• Il serait important de bien planifier les récoltes pour les arrimer à la croissance du Marché. Avec les changements climatiques et les conditions intrinsèques à la culture des légumes, il est difficile de bien prévoir les productions maraîchères. Il faut prévoir une base de producteurs plus expérimentés pour s'assurer une constance et du volume.

• L’enjeu majeur de la croissance du Marché est la réorganisation des livraisons. Les producteurs aimeraient mieux livrer une seule fois, mais il est plus facile de gérer la quantité de produits lorsqu’il y a 2 livraisons. Il s’agit d’obtenir une augmentation des volumes de vente pour que les gros producteurs aient intérêt à venir livrer 2 fois durant la semaine.

• L’agrandissement du Centre de l’environnement aura aussi des répercussions sur le Marché, mais il n’est pas possible pour l’instant de définir de quelles manières cela nous affectera.

• En ce qui concerne la Coop des grands rangs, Anick souligne que ce sont des stratégies de vente distinctes qui sont employées et que les enjeux sont différents. Cela demeure à vérifier, puisque la Coop n’est toujours pas ouverte.

• Le BBQ de cette année nous permettra de souligner le 5^e anniversaire. Il y aura une personne attitrée à son organisation. En septembre, une fête des récoltes pourrait aussi être envisagée. Il y aura sûrement des points qui seront ajoutés au cours de l’année afin de permettre au Marché de souligner ses 5 ans.

• Il importe aussi de retourner aux objectifs de base du marché, dont la sensibilisation. Des ateliers de démystification pourraient être offerts sur le toit. La mise en place de la vente de livres dans le local (les Éditions Écosociété) est à prévoir, alors que la vente du journal de la décroissance conviviale continue chaque 3 mois.

• Le Marché sera présent au CAPA pour le livre vert. Le Marché est l’une des dernières organisations à présenter son mémoire, si les consultations reprennent.

• Les projets de sorties à la ferme seront divisés en trois types (3 types : familiale, d’entraide, d’agrément). Le projet de cafétéria, la vente sur place des produits secs et le point de chute à l’UL demeurent des idées à retenir, mais qui dépendront de la stabilité du Marché.

• Enfin, Étienne Girard-Migneau effectuera possiblement un stage au Marché durant l’été. Il s’occupera du potager dans tous les cas (obtention ou non du stage), mais aussi de l’organisation du BBQ s’il est retenu.

 

André Martin propose et Joëlle Gauvin-Racine seconde l’acceptation du plan d’action annuel en soulignant qu’il serait intéressant d’obtenir le plan d’action plus rapidement qu’à la prochaine AG, soit par courriel ou lors des points de chute.

 

11. Modification des règlements généraux

Afin de mieux répartir la charge de travail croissante du CA, il est proposer de modifier les règlements généraux pour passer de 5 à 7 administrateurs. Par conséquent, les années paires, au minimum 2 postes du CA seraient en élection et, les années impaires, au minimum 3 postes seraient en élection. L’échéance de l’implication serait en fonction de la personne et non pas du poste occupé.

 

Une discussion à lieu concernant les règlements de conflits potentiels au CA lorsque les administrateurs seront 3 contre 3. Le CA a pour mandat de réfléchir à un éventuel droit de veto ou une procédure pour éviter de bloquer des décisions importantes. Les règlements seront sur le prochain site Internet.

 

SECTION 3 : Conseil d’administration

 

Article 1 : Composition du conseil d’administration 

Chaque Assemblée générale élit 5 à 7 membres au conseil d’administration pour l’année. Par conséquent, les années paires, au minimum 2 postes du CA seraient en élection et, les années impaires, au minimum 3 postes seraient en élection. Tout membre du MSRQ peut assister à une réunion du conseil d'administration, mais seuls les membres élus au conseil en Assemblée générale ont droit de vote au conseil d'administration.

Le CA en place peut coopter un membres du MSRQ pour le combler un poste vacant.

Article 4 : Durée des mandats des membres du conseil d’administration

Le mandat des membres du conseil d’administration est d’une durée de deux ans. Le renouvellement s’effectue en alternance, selon l'échéance de l’implication de la personne et non pas du poste occupé.Tout renouvellement doit avoir lieu lors de l’Assemblée générale annuelle.

 

Véronica Rioux propose et Michel Leclerc seconde l’acceptation des règlements généraux.

 

12. Élection des officiers et des administrateurs du Marché : 3 postes sont en élections, présidence et secrétariat

Le président d’élection doit être élu. Anick Béland-Morin se propose comme présidente, Michel Leclerc appuie.

Anick Béland-Morin se propose comme secrétaire, Michel Leclerc appuie.

 

Anick spécifie qu’il s’agit d’une élection pour être sur le CA, non pas pour des postes. Enfin, Michel Gauthier mentionne que quelqu'un qui a été coopté doit aussi être passé en élection, ce qui fait en sorte que 4 sièges sur le CA sont en élection.

 

Anne-Émilie Jalbert, Louis Bernier-Héroux, Julie Dubois et Andréanne Lavoie acceptent.

Un gros remerciement à Claude Fortier pour toute son implication depuis la toute première journée du Marché.

 

13. Divers

Anick Béland-Morin explique le déroulement pour la fête des bénévoles qui suivra.

 

1. Maîtrise de Jean Thomas

Le point a été abordé précédemment.

 

14. Levée de l’AG

Michel Leclerc propose la levée de l'assemblée à 17 h, Andréanne Lavoie appuie.

 

Andréanne Lavoie, secrétaire pour l'AGA

14 avril 2012